Como organizar o faturamento de cirurgias particulares quando cada convênio tem uma tabela diferente e você trabalha em mais de um hospital sem secretária

Você termina a cirurgia, fecha o campo e ainda não sabe quanto vai receber

A cirurgia foi às 7h. Às 10h você já estava no outro hospital, no pré-anestésico do próximo caso. No intervalo entre um procedimento e outro, você tenta lembrar: esse convênio paga pela CBHPM ou pela tabela própria? O hospital A repassa em quanto tempo? O hospital B ainda te deve o mês passado?

Se você trabalha em dois ou três hospitais diferentes, essa confusão não é exceção. É o seu dia a dia.

O problema real não é a tabela. É a multiplicação delas.

Cada convênio tem sua própria lógica de remuneração. Unimed regional pode pagar diferente da Unimed nacional. Bradesco Saúde tem coeficientes próprios. Hospital particular conveniado ao SulAmérica negocia valores específicos por contrato.

E quando você atua em mais de um hospital, esses contratos se multiplicam. São tabelas diferentes, prazos de repasse diferentes, formas de glosa diferentes.

Resultado: você precisa de uma planilha para cada convênio, em cada hospital, com os procedimentos que você mais realiza. Sem secretária, isso fica com você.

O que acontece quando você tenta controlar tudo no WhatsApp e na planilha

Você anota o procedimento num grupo de WhatsApp, mas a informação se perde no meio das fotos de ultrassom e avisos de escala.
A planilha fica desatualizada porque você preencheu metade no celular e metade no notebook e agora as versões não batem.
No fim do mês, você faz uma estimativa do que produziu. Estimativa. Não certeza.
E quando o repasse chega com valor menor do que o esperado, você não tem como rastrear o que foi glosado, em qual hospital, em qual convênio.

Dinheiro perdido sem rastro é a pior glosa. Porque ela é invisível.

Como funciona a lógica correta de faturamento por convênio

Para cada cirurgia que você realiza, o faturamento passa por algumas etapas críticas:

Identificação do convênio e da tabela vigente. Você precisa saber qual tabela o convênio usa para aquele hospital. CBHPM, TUSS, AMB ou tabela própria. Cada uma tem um código de procedimento diferente e um valor base diferente. Se quiser consultar um código específico antes de faturar, o Buscador de TUUS pode ajudar a confirmar o valor sem precisar ligar para o convênio.
Registro correto do procedimento no padrão TISS. O XML enviado à operadora precisa ter o código certo, o CBO correto, a data e o CRM do executante. Um campo errado gera glosa automática, sem direito a defesa imediata.
Separação do honorário médico do restante da conta. O hospital fatura equipamentos, sala, anestesia de sala. Você fatura seus honorários. Essa separação precisa ser clara desde o registro.
Controle do prazo de repasse. Cada convênio tem um prazo para pagar o hospital, e o hospital tem outro prazo para te repassar. Se você não acompanha, descobre o atraso só quando o dinheiro não cai.

Trabalhar em mais de um hospital exige registro na ponta, não na mesa

O erro mais comum é tentar centralizar tudo depois: no fim do dia, no fim da semana, no fim do mês.

Mas quando você está entre cirurgias, a memória do que foi feito começa a falhar. O código do procedimento, o nome do convênio, se foi uma videolaparoscopia ou laparotomia: detalhe que muda o valor faturado.

O registro precisa acontecer no momento, no hospital onde você está, pelo celular que você já tem na mão.

Isso não é questão de organização pessoal. É questão de não perder dinheiro por falta de dado no momento certo.

O que você precisa ter claro antes de qualquer solução

Quantos convênios diferentes você atende por mês?
Em quantos hospitais você opera?
Quem confere se o repasse bateu com o que foi faturado?
Você consegue rastrear uma glosa até o procedimento original?

Se alguma resposta foi “não sei” ou “ninguém faz isso”, você já tem o diagnóstico do problema.

A saída é automatizar o que é repetitivo e rastrear o que é financeiro

Cada cirurgia tem um padrão: convênio, procedimento, equipe, valor esperado. Esse padrão pode ser registrado uma vez e replicado com ajuste mínimo.

O que não pode é ficar preso na sua cabeça ou em uma planilha que só você entende, num formato que não conversa com ninguém.

Quando o registro é feito de forma estruturada, você consegue ver no fim do mês o que produziu, por hospital, por convênio, por procedimento. Você consegue comparar o que foi faturado com o que foi recebido. E consegue identificar onde está o buraco antes que ele vire prejuízo acumulado.

Trabalhar em múltiplos hospitais sem secretária é uma realidade, não um problema que vai se resolver sozinho. Mas controlar o faturamento de convênios diferentes pelo celular, no intervalo entre um caso e outro, já é possível hoje.

Organize o faturamento de todos os seus convênios e hospitais direto pelo celular com o MedShare.