Como montar um controle de honorários médicos sem secretária quando cada convênio paga em moeda diferente: tabela, porcentagem e prazo num só lugar

Convênio A paga por tabela, convênio B paga porcentagem e convênio C tem prazo diferente dos outros dois

Você sai de uma cirurgia, abre o WhatsApp e tem três mensagens de hospitais diferentes perguntando sobre honorários. Cada um paga de um jeito. Cada um tem um prazo. E você ainda precisa checar se o valor bate com o que foi combinado.

Sem secretária, esse controle fica na sua cabeça ou numa planilha que você abre uma vez por semana quando lembra. O resultado: dinheiro que some sem explicação e meses que fecham com um número que não faz sentido.

Por que cada convênio parece falar um idioma diferente

Não é impressão sua. Os convênios realmente operam com lógicas distintas.

Tabela própria (CBHPM, AMB, TUSS): o convênio paga um valor fixo por código de procedimento. Parece simples, mas a tabela tem versões diferentes e fator K que variam por contrato.
Porcentagem sobre produção: o hospital repassa um percentual do que foi faturado ao plano. Você nunca sabe o total faturado até o extrato chegar.
Valor fechado por procedimento: um anestesista fecha um valor avulso por tipo de cirurgia, independente da duração ou complexidade.
Prazo de pagamento variável: um convênio paga em 30 dias, outro em 45, outro só depois da glosa ser resolvida.

Quando você multiplica isso por quatro ou cinco convênios ativos, a conta fica impossível de fechar de cabeça.

O buraco financeiro que aparece no final do mês

O problema não é só organização. É dinheiro que você não sabe que perdeu.

Quando o honorário chega sem uma referência clara, você não consegue cruzar o valor recebido com o que deveria ter recebido. A glosa passa silenciosa. O prazo vence sem que ninguém cobre. O repasse do hospital atrasa e você só percebe quando o saldo da conta não fecha.

Para verificar se os valores estão corretos por código de procedimento, o Buscador de TUUS é um recurso gratuito útil antes de qualquer conferência de extrato.

Mas consultar a tabela é só o primeiro passo. O real problema é não ter um lugar onde todas essas informações ficam juntas.

O que um controle de honorários sem secretária precisa ter

Para funcionar na prática, o seu controle precisa responder três perguntas de forma rápida:

1. Quanto tenho a receber e de quem?

Cada procedimento realizado precisa gerar um registro com o convênio, o valor esperado e a data prevista de pagamento. Sem isso, você está esperando dinheiro que não sabe quando vai chegar.

2. O valor recebido bate com o combinado?

Isso exige que você consiga comparar o extrato do convênio com o que foi registrado no momento da cirurgia. Quando a lógica é porcentagem, você precisa do valor total faturado para calcular. Quando é tabela, precisa do código e do fator contratado.

3. Tem algum pagamento atrasado ou em aberto?

Um calendário de recebimentos com alertas resolve isso. Mas ninguém tem tempo de montar isso em planilha toda semana.

Por que a planilha não resolve mais

A planilha até funciona por um tempo. Mas ela tem limitações sérias para quem trabalha em múltiplos hospitais.

Você não atualiza entre uma cirurgia e outra.
Ela não te avisa quando um prazo vence.
Não calcula automaticamente a porcentagem quando o extrato do convênio muda.
E quando você está no pré-anestésico do próximo hospital, a planilha está no notebook em casa.

O controle precisa estar no celular, preenchido em menos de um minuto, e disponível sempre que você precisar consultar.

Como centralizar tudo sem complicar

O caminho mais direto é registrar cada procedimento no momento em que ele acontece ou logo depois, antes de entrar no próximo bloco.

O registro precisa capturar:

Convênio responsável pelo pagamento
Tipo de remuneração (tabela, porcentagem ou valor fechado)
Código do procedimento, quando aplicável
Data esperada de recebimento
Status: a receber, recebido ou com pendência

Com essas cinco informações por procedimento, você consegue, ao final do mês, ver exatamente o que produziu, o que recebeu e o que está em aberto. Sem precisar de secretária para organizar, sem abrir uma planilha pesada.

O médico que trabalha em três hospitais não pode depender de memória

Você troca de ambiente o dia inteiro. Cada hospital tem seu próprio fluxo de faturamento, seu próprio setor financeiro e seu próprio prazo.

Depender de memória ou de anotações espalhadas é aceitar que parte do que você produziu vai se perder no caminho. Glosa que não foi contestada. Repasse que atrasou e ninguém cobrou. Porcentagem calculada sobre um valor que ninguém conferiu.

Centralizar esse controle no celular, com as regras de cada convênio salvas, é o que separa o médico que fecha o mês sabendo o número exato do que produziu do médico que ainda está esperando o extrato do convênio para saber se o mês foi bom.

Pare de reconstruir seu histórico financeiro toda vez que precisar conferir um pagamento. Centralize seus honorários por convênio, porcentagem e prazo direto no celular com o MedShare.