Como identificar cobranças incorretas no repasse médico antes de assinar a guia do convênio

Você vai assinar essa guia sem conferir?

O plantão acabou. Você está entre um caso e outro, o celular cheio de mensagens e uma guia do convênio esperando a sua assinatura. A pressão é para assinar logo e seguir em frente.

Mas aquela guia pode ter um erro que vai te custar centenas de reais, e você só vai descobrir quando o repasse cair com valor diferente do esperado, ou não cair.

Cobranças incorretas no repasse médico são mais comuns do que parecem. E o problema não é só do convênio: é um processo manual, fragmentado, cheio de intermediários e sem nenhuma ferramenta que proteja o médico da ponta.

Por que os erros acontecem antes mesmo de você ver a guia

A guia que chega até você já passou por várias mãos: faturista do hospital, coordenador de equipe, digitador do convênio. Em cada etapa, existe espaço para um campo preenchido errado, um código trocado ou um procedimento que simplesmente sumiu.

Os erros mais frequentes são:

Procedimento registrado com código incorreto, geralmente de menor complexidade e menor valor
Quantidade de atos anestésicos ou cirúrgicos subnotificada
Nome do profissional associado à guia de forma errada, comprometendo o repasse individual
Valor da tabela desatualizado ou diferente do contratado com o convênio
Ausência de procedimentos secundários que foram realizados e têm direito a cobrança

Cada um desses erros, sozinho, pode parecer pequeno. Somados ao longo do mês, viram dinheiro que você trabalhou e não recebeu.

O que conferir antes de assinar, passo a passo

Você não precisa de muito tempo para fazer essa checagem. Precisa de método.

1. Confirme o seu nome e o seu CRM na guia

Parece óbvio, mas guias com dados trocados são surpreendentemente comuns em equipes que se organizam por WhatsApp. Se o seu nome não está correto, o repasse pode não chegar até você.

2. Verifique o código do procedimento principal

Compare o código registrado com o que foi realmente realizado. Para anestesistas, atenção especial ao porte anestésico e ao tempo de procedimento. Para cirurgiões, confirme se a via de acesso e a complexidade estão refletidas corretamente.

Você pode usar o Buscador de TUUS para consultar rapidamente se o código e o valor listados fazem sentido para o procedimento que você realizou.

3. Cheque se todos os procedimentos realizados estão listados

Auxiliares, instrumentadores, segundo cirurgião: cada participação tem um código e um percentual. Se alguém foi omitido, o rateio do grupo vai estar errado desde o início.

4. Compare o valor esperado com o valor da guia

Você sabe quanto esse procedimento deve gerar de honorário? Se a resposta for “mais ou menos”, esse é o gap que o convênio explora. Sem um número de referência claro, qualquer valor parece razoável.

5. Verifique se há glosas já aplicadas antes do repasse

Alguns convênios já chegam com glosas embutidas na guia, antes mesmo de você contestar. Fique atento a campos como “valor glosado” ou “valor autorizado” diferentes do “valor cobrado”.

O problema de confiar só na memória e no WhatsApp

A maioria dos grupos médicos não tem registro estruturado dos procedimentos realizados. As informações ficam em áudios, prints e planilhas que ninguém atualiza direito.

Quando a guia chega para assinar, você não tem como comparar rapidamente com o que foi feito. Você confia na memória ou confia no que o hospital registrou, e essas duas fontes raramente coincidem com precisão.

É aí que o erro passa. Não por descuido seu, mas por falta de uma camada de conferência que deveria existir antes da assinatura.

Depois que você assinou, fica muito mais difícil contestar

A guia assinada é tratada como aceite. Contestar um repasse depois da assinatura envolve recurso formal, prazo, documentação e, na maioria dos casos, uma longa espera sem garantia de resultado.

Identificar o erro antes é infinitamente mais simples do que tentar corrigir depois.

Por isso, o momento de conferir é sempre antes, mesmo que você tenha dois minutos entre um caso e outro. A checagem rápida, com os dados do procedimento na mão, pode ser a diferença entre receber o que é seu ou abrir mão silenciosamente.

Organize sua produção antes que a guia chegue

O médico que consegue conferir a guia com segurança é o que registrou o procedimento no momento certo: logo após a cirurgia, com código, participantes e valor esperado anotados.

Com esse registro em mãos, a conferência na guia leva menos de um minuto. Sem ele, você está sempre no escuro.

Confira e registre cada procedimento antes que a guia chegue: use o MedShare direto do celular para nunca mais perder um repasse por falta de conferência.